W oparciu o własny informatyczny program obsługi konferencji GALOP SYSTEM prowadzimy rejestrację uczestników przez Internet. Rejestracja obejmuje wszystkie aspekty dotyczące wydarzenia, a więc także kwestie zakwaterowania czy też imprez towarzyszących. Modułowa budowa systemu umożliwia dowolne konfiguracje dostosowane do indywidualnych potrzeb wydarzenia.

Nad realizacją każdego projektu pracuje zespół osób koordynowany przez wyznaczoną do współpracy z Państwem osobę. Sekretariat przedzjazdowy to fachowa pomoc w zakresie rejestracji, korespondencji i udzielaniu wszelkich informacji. Program GALOP SYSTEM zapewnia nam stały kontakt on-line z uczestnikami.

GALOP SYSTEM umożliwia nam w niezwykle sprawny sposób obsłużyć każdego uczestnika oraz prowadzić raport obecności. Doświadczony, kompetentny zespół osób uwolni Państwa uwagę od wszelkich spraw związanych z funkcjonowaniem spotkania, aby udział w programie był dla Państwa sprawą najważniejszą.

Oferujemy prowadzenie działalności finansowej wydarzenia poprzez przygotowanie planów finansowych, koordynację wpłat i wydatków, wystawiane faktur, podpisywanie umów sponsorskich, windykację należności oraz opracowanie raportu finalnego. Doradztwo prawne i podatkowe w obliczu zmieniającego się prawa farmaceutycznego i rosnących wymagań firm. Poprzez GALOP SYSTEM możemy w łatwy i przejrzysty sposób kontrolować należności zarejestrowanych uczestników.

Na potrzeby każdego wydarzenia opracowujemy spójną szatę graficzną dla wszelkich materiałów służących uczestnikom. Kompleksowo zaprojektowane identyfikatory, certyfikaty, zaproszenia, plakaty, program, streszczenia i strona wizualna to ważny element ułatwiający marketing. Wizerunek spotkania może zostać też ważnym rezultatem promocyjnym.

Staramy się aby poszczególne elementy ekspozycji wizualnej zostały tak opracowane by były zgodne z problematyką i pożądanym wizerunkiem wydarzenia oraz stanowiły narzędzie spójne i utożsamiające się z założeniami skutecznej i efektywnej reklamy. Wierzymy, że dobre wzornictwo kreuje pozytywną atmosferę.

Przygotowujemy techniczną aranżację wystawy w szczególny sposób dbając o staranne rozplanowanie dostępnej powierzchni. Prowadzimy akwizycję wystawców i koordynujemy prace nadzoru technicznego. Dokonujemy rejestracji budowy tymczasowej w przypadku przystosowywania hal namiotowych na wystawę towarzyszącą. Prowadzimy działalność wystawiennicza oferując klientom autorskie projekty stoisk.

Umożliwiamy druk publikacji naukowych w periodykach medycznych gwarantujących punkty edukacyjne.
Koordynujemy wydawanie numerów specjalnych i suplementów w/w wydawnictw. Przygotowujemy do druku i drukujemy streszczenia wykładów, zestawienia slajdów wykładowców. Drukujemy wszystkie materiały dla uczestnika. Oferujemy również multimedialne materiały edukacyjne.

Dzięki modułowi w programie GALOP SYSTEM umożliwiamy nie tylko składanie streszczeń prac naukowych przez Internet, ale także zarządzanie ich recenzją . Po wybraniu recenzentów oraz przydzieleniu im prac, organizator może już tylko czekać na wyniki recenzji. Wszystkie prace można eksportować do wydruku lub do składu książki streszczeń.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie sposobów dopełniania obowiązków doskonalenia lekarzy i lekarzy dentystów jesteśmy podmiotem występującym w rejestrze. Na podstawie którego możemy występować o nadanie punktów edukacyjnych dla organizowanych przez nas spotkań naukowych.

Dysponujemy wysokiej jakości zapleczem technicznym, na który składają się projektory multimedialne, wizualizery, ekrany, monitory plazmowe, systemy tłumaczenia symultanicznego, systemy głosowania multimedialnego, ściany wizyjne, miksery obrazu a co najważniejsze doświadczony personel.

Rezygnując z tradycyjnych posterów, które wymagają często dużej przestrzeni, stelaży i nakładów finansowych autora pracy oraz wychodząc naprzeciw światowym standardom oferujemy możliwość nowoczesnego systemu prezentacji plakatów w wersji elektronicznej na ekranach plazmowych. Po kwalifikacji prac autorzy przygotowują plakaty w formacie JPG i dostarczają drogą elektroniczną do biura obsługi.

Jednym z kluczowych czynników gwarantujących powodzenie wydarzenia to jego odpowiednia promocja. Stąd też nasze ogromne zaangażowanie w przygotowanie strony internetowej zawierającej wszelkie informacje na temat organizowanej imprezy. Bieżąca aktualizacja strony umożliwia dostęp do najaktualniej szych informacji.

Posiadając własną, rozbudowana bazę danych umożliwiamy dotarcie do interesującej nas grupy odbiorców i to w zakresie uczestnictwa jaki i potencjalnych partnerów współfinansujących wydarzenie. Prowadzimy akcje e-marketingu. Określamy cele marketingowe motywujące do udziału w imprezie. Wysyłamy newslettery. Organizujemy konferencje prasowe.

Ilość organizowanych imprez pozwala nam na wykorzystanie wieloletnich kontaktów a stała współpraca z branżą gwarantuje posiadanie najaktualniejszych baz zarówno indywidualnych jak i instytucjonalnych odbiorców. Przetwarzania zbiorów dokonujemy zgodnie z właściwymi przepisami prawa.

Dbając o szeroką reklamę i informację na temat realizowanych przez nas wydarzeń podjęliśmy współprace i nadal poszerzamy kontakty z wydawnictwami i serwisami medycznymi. Dbamy o aktualizację pozycjonowania stron internetowych wszystkich wydarzeń w dostępnych wyszukiwarkach internetowych.

W ramach przygotowywania projektów planowanych wydarzeń dbamy o wybór obiektów o dogodnej lokalizacji, zapewniających nie tylko odpowiednią bazę noclegową ale przede wszystkim umożliwiających organizację strony edukacyjnej.

GALOP SYSTEM pozwala nam na bardzo proste i przejrzyste zarządzanie hotelami, pokojami oraz rozmieszczeniem w nich uczestników. Zapewniamy rezerwację miejsc noclegowych zróżnicowanych cenowo. Na życzenie klientów organizujemy transfery do miejsca obrad.

Nasze biuro turystyczne home&travel GALOP na podstawie posiadanego zezwolenia organizatora turystyki przygotowuje programy turystyczne towarzyszące wydarzeniom konferencyjnym dla uczestników. Oferujemy również programy pobytu wykładowców i gości od aranżacji podróży po indywidualne programy zwiedzania.

Każda imprezę „szyjemy na miarę”: budżetu, miejsca, ilości uczestników, charakteru imprezy. Stawiamy hale namiotowe, wyposażamy pomieszczenia w estrady plenerowe i technikę estradową. Wyposażamy pomieszczenia w meble oraz organizujemy catering. Zapraszamy artystów. A wszystko to po to aby wykorzystać okazję do integracji środowiska uczestników i umożliwić szeroką dyskusję oraz wymianę poglądów i doświadczeń.